Pivot table adalah fitur excel yang dapat digunakan untuk mempermudah menganalisa data-data yang di-record pada tabel di Excel. Jika Anda, misalkan, memiliki data penjualan berbagai jenis barang pada area yang berbeda yang disimpan pada tabel di Excel, dengan menggunakan pivot table, Anda dapat dengan mudah menganalisa macam-macam total penjualan berbagai jenis barang, sesuai kriteria yang diinginkan. Misalkan mendapatkan total penjualan berdasarkan area, jenis barang, tanggal, penjual, dll.
Cara Membuat Pivot Table
Sebelum membuat pivot table, ubah format tabel sumber data menjadi format tabel Excel. Tujuannya agar jika ada perubahan data pada tabel sumber data, perubahan pivot table juga akan menyesuaikan dengan tabel sumber data (dinamis).
Catatan: Anda bisa mengikuti latihan membuat Pivot Table dengan download sumber data di sini.
Mengubah Sumber Data menjadi Format Table Excel
Untuk mengubah ke format table Excel, caranya:
Pilih tabel sumber data dengan klik salah satu sel pada area tabel;
Selanjutnya klik tab Insert > Table.
Pada jendela Create Table, klik OK.
Catatan: Pada saat table dengan format Excel dibuat, nama table juga akan dibuat secara otomatis, pada contoh ini nama table adalah Table9. Anda bisa melihatnya di tab Formulas > Name Manager.
Baca juga: Name Manager Excel
Membuat Pivot Table
Setelah tabel berubah format menjadi tabel Excel, untuk membuat Pivot Table, klik lagi salah satu sel pada area table.
Selanjutnya, pada tab Insert, klik menu PivotTable > From Table/Range.
Catatan: Pilihan lainnya yaitu From External Data Source, digunakan jika Anda menggunakan data dari sumber lainnya di luar workbook.
Selanjutnya akan muncul jendela PivotTable from table or range
Pada bagian Select a table or range, secara otomatis bagian Table/Range terisi nama tabel yang menjadi sumber data. Biarkan secara default, karena sudah sesuai dengan tabel yang akan dijadikan sumber data.
Sedangkan pada bagian Choose where you want the PivotTable to be placed, Anda dapat memilih penempatan Pivot Table apakah di Worksheet yang baru atau pada Worksheet yang sudah ada di Workbook Anda.
Jika Anda memilih Existing Worksheet, klik pada salah satu sel di Worksheet yang sudah ada untuk menempatkan Pivot Table.
Pada contoh ini dipilih New Worksheet, sehingga Excel akan membuat Worksheet baru dan secara otomatis pada pada bagian kiri, akan muncul Pivot Table yang masih kosong datanya.
Sedangkan pada bagian kanan, akan muncul PivotTable Fields, untuk konfigurasi data Pivot Table.
Pada bagian Choose fields to add to report, Anda dapat memilih kolom yang akan ditampilkan di Pivot Table. Kolom pilihan ini sama dengan kolom yang ada di tabel sumber data.
Pada bagian paling bawah (Drag fields between areas below) terdapat 4 kotak di mana Anda dapat menempatkan kolom-kolom tabel, yaitu:
Filters
Sebagai contoh, Anda dapat menempatkan data Tanggal sebagai filter dengan menarik kolom Tanggal ke kotak Filter.
Rows
Selanjutnya Anda dapat menempatkan kolom Jenis pada bagian Rows, sehingga akan ditampilkan sebagai baris.
Columns
Selanjutnya kolom Cabang ditempatkan pada kotak Columns agar menjadi kolom pada PivotTable.
Values
Selanjutnya kolom TotalJual dimasukkan sebagai nilai pada Pivot Table dengan menariknya ke kotak Values.
Pada Pivot Table akan muncul nilai total penjualan sesuai dengan jenis barang dan cabang.
Sekarang pivot table dengan data-data jenis barang dan nilai total penjualan pada masing-masing cabang sudah selesai dibuat.
Anda dapat menampilkan model analisa data lainnya sesuai kebutuhan.
Kunjungi juga: Kursus Microsoft Excel
Membuat Pivot Table sesuai Rekomendasi Excel
Mungkin Anda masih bingung mengenai tampilan pivot table yang dibutuhkan. Meskipun belum tentu sesuai dengan kebutuhan, Anda dapat menggunakan tampilan data yang direkomendasikan Excel untuk membuat Pivot Table. Untuk membuat sesuai rekomendasi Excel, caranya:
Setelah Anda mengubah sumber data menjadi format table Excel (baca di sini), klik pada salah satu sel di table. Selanjutnya klik tab Insert > Recommended PivotTables
Pada jendela Recommended PivotTables, Anda akan diberikan pilihan tampilan data yang direkomendasikan Excel. Pilih salah satu dengan mengklik 2x pada pilihan.
Selanjutnya, secara otomatis Excel akan membuatkan Pivot Table sesuai dengan format table yang dipilih.
Memformat Tampilan Pivot Table
Anda dapat mengubah tampilan tabel dengan menggunakan template bawaan Excel atau secara manual. Untuk mengubah tampilan Pivot Table menggunakan template bawaan Excel, caranya:
Klik salah satu sel pada Pivot Table. Selanjutnya klik tab Design, lalu scroll panah ke bawah untuk memilih format tampilan yang diinginkan.
Tampilan Pivot Table akan berubah sesuai dengan format yang dipilih.
Tips-tips Membuat Pivot Table
Untuk memudahkan Anda dalam membuat Pivot Table, berikut hal-hal yang bermanfaat untuk diikuti:
Pastikan Sumber Data tidak bermasalah
Agar tidak menimbulkan tampilan yang anomali, pastikan data Anda dalam kondisi yang sudah “bersih”. Sumber data tidak boleh ada baris kosong atau kolom kosong dan tidak ada subtotal. Setiap kolom harus memiliki nama unik.
Contoh table yang mengandung Sub Total (tidak dapat digunakan sebagai sumber data Pivot Table):
Gunakan Table Excel untuk Membuat Area Dinamis
Seperti yang sudah dilakukan sebelumnya, Anda pastikan sebelum membuat pivot table, ubah sumber data menjadi table excel. Dengan menggunakan table excel, area data table menjadi dinamis. Pivot Table akan selalu mensikronkan data dengan sumber data jika ada perubahan data, misalnya saat Anda menambah atau menghapus data.
Gunakan Pivot Table untuk Menghitung Produk, Barang, Dll
Pivot Table secara default akan menghitung teks pada kolom. Misalkan Anda ingin menghitung data jumlah produk yang dijual pada area (cabang) tertentu. Anda bisa menggunakan pivot table untuk menghitungnya, caranya:
- Buat Pivot Table
- Letakkan kolom Cabang pada kotak baris
- Letakkan kolom Nama Barang pada kotak Values
Macam-macam perhitungan lainnya bisa dilakukan menggunakan Pivot Table. Untuk memilih perhitungan lainnya caranya:
Klik salah satu sel pada Pivot Table. Kemudian pada kotak Values, klik tanda panah item yang akan diubah perhitungannya (contoh Sum of HrgJual). Selanjutnya klik menu Value Field Settings…
Pada jendela Value Field Settings, pilih jenis perhitungan lain yang diinginkan, misalnya Average.
Setelah itu klik OK. Data pada Pivot Table akan berubah sesuai dengan jenis perhitungan yang dipilih (nilai rata-rata).
Cara lain, Anda juga dapat langsung klik kanan pada salah satu sel di Pivot Table, lalu klik menu Summarize Values By > Average
Mengubah Tampilan Total Pivot Table dalam Persentase
Anda dapat mengubah tampilan total nilai dalam bentuk persentase. Untuk mengubah total nilai dalam persentase caranya:
Klik kanan pada pivot tabel yang sudah menampilkan nilai.
Pilih menu Show Values As > % of Grand Total. Pivot tabel akan menampilkan total nilai dalam persentase.
Pastikan Data Sudah Sinkron dengan me-Refresh Data
Jika Anda melakukan perubahan data pada table sumber data, pastikan perubahan data Anda sudah sinkron dengan pivot table, caranya:
Klik kanan pada salah satu sel di Pivot Table, klik Refresh.
Memastikan Table Sumber Data Pivot Table
Jika Anda memiliki banyak table di Excel, mungkin Anda bingung, mana sumber data yang digunakan oleh Pivot Table Anda. Untuk melihat tabel sumber data Pivot Table, caranya:
Klik salah satu sel Pivot Table, klik tab PivotTable Analyze > Change Data Source > Change Data Source…
Selanjutnya Anda dapat melihat sumber data Pivot Table pada jendela Change PivotTable Data Source.
Membuat Grup Data di Pivot Table
Anda dapat membuat grup data secara bertingkat sesuai dengan data yang dipilih. Untuk membuat grup data caranya:
Tambahkan kolom pada kotak Rows. Kolom yang berada paling atas memiliki level grup yang lebih tinggi dari yang di bawahnya. Pada contoh berikut akan ditambahkan kolom Jenis dan Nama Barang. Jenis barang ditempatkan pada grup yang lebh tinggi dari Nama Barang.
Hasilnya seperti di bawah:
Anda juga dapat mengelompokkan data secara bertingkat, misalnya menjadi 3 level, seperti contoh di bawah:
Membuat Grup dari Rentang Nilai
Anda dapat membuat kelompok atau grup rentang nilai pada tabel. Misalkan Anda ingin membuat grup dengan rentang nilai umur tertentu, harga tertentu, dll. Untuk membuat grup rentang nilai, caranya:
Pilih terlebih dulu jenis rentang nilai, kemudian masukkan ke kotak Rows. Pada contoh di bawah dipilih rentang nilai untuk harga jual. Lalu akan dicari jumlah nya pada tiap-tiap jenis barang sehingga pada kotak Values diambil nilai Count of HrgJual (jumlah harga jual pada rentang nilai tertentu).
Selanjutnya klik kanan pada pivot table, klik Group…
Pada jendela grouping, kolom Starting at dan Ending at akan terisi secara otomatis sesuai data yang ada. Anda dapat menentukan nilainya jika diperlukan. Selanjutnya isikan nilai rentangnya pada kolom By. Pada contoh diisi nilai 1000. Selanjutnya klik OK.
Secara otomatis data pivot table akan dikelompokkan berdasarkan rentang harga jual dengan interval 1000.
Membuat Grup Data di Pivot Table Secara Manual
Terkadang data Anda perlu dikelompokkan tanpa harus mengikuti kolom yang ada di Pivot Table. Anda perlu membuat grup data secara manual di tabel. Untuk membuat grup data secara manual, caranya:
Pilih data yang akan dikelompokkan, kemudian klik kanan, klik Group…
Setelah grup terbentuk, Anda dapat mengubah nama grup sesuai yang diinginkan seperti gambar di bawah:
Menampilkan Pivot Chart
Anda dapat menampilkan Pivot Chart dari Pivot Table yang sudah dibuat. Untuk menampilkan Pivot Chart, caranya:
Klik pada salah satu sel Pivot Table yang sudah dibuat sebelumnya.
Selanjutnya, klik tab PivotTable Analyze > klik PivotChart >klik Column >klik Stacked Column > klik OK.
Akan tampil Pivot Chart sesuai dengan kriteria yang dipilih.
Anda dapat menambah elemen pada Pivot Chart dengan mengklik Pivot Chart, kemudian klik pada tanda + (tambah), yang muncul di dekat area chart.
Pilih elemen yang ingin ditambahkan, misalnya Chart Title (judul), kemudian ubah judul chartnya.
Anda juga dapat mengubah data yang perlu ditampilkan dengan klik kanan pada Chart, kemudian klik Show Field List.
Selanjutnya pindahkan atau tarik kolom yang diinginkan pada area Drag fields between areas below, pilihannya Filters, Legend (Series), Axis (Categories), Values.
Catatan:
Ketika Anda mengubah kolom pada PivotChart Fields, secara otomatis kolom atau baris pada Pivot Table juga akan berubah.
Saat ini, penulis berkomitmen untuk terus berbagi ilmu pengetahuan tentang teknologi untuk efisiensi proyek yang didapat dari pengalaman dan berbagai referensi.
Tujuannya adalah untuk membantu pekerja dan pelajar lebih mudah memahami teknologi yang dirasa sulit.
Dengan cara ini, penulis berharap dapat memberikan kontribusi positif bagi siapapun yang kesulitan menerapkan teknologi dalam pekerjannya di proyek.
- Membuat Pivot Table Beserta Contohnya di Excel - August 5, 2024
- Mencari Pasangan Nilai Secara Vertikal: Fungsi VLOOKUP - July 29, 2024
- Mengenal Analisa Harga Satuan Pekerjaan (AHSP) Konstruksi - July 25, 2024